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公文怎么写?应该注意什么?

发布时间:2019-08-21 04:44 来源:未知 编辑:admin

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  展开全部公文拟稿一般包括:标题、发文编号、主送机关、正文、机关印章、发文日期、附件、抄送单位、机密等级、缓急程度等。部分简单的公文可省略其中一些内容。其中标题和正文是写作的重点。

  1. 标题:公文标题是对文件内容的精确概括,要准确、简要,一般由发文单位、事由和文件三部分组成。它表明了文件的来源、主要内容及其性质使用。

  有版头的文件或法规性文件,计划和总结,通知和通报,可省略发文单位,有时或只标以文件种类,如《通知》。

  2. 发文字号:包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量,便于公文管理,有利备案查找,在引用时,可以作为公文的代号使用。

  例如“审办发〔1989〕6号”,代表审计署(局)办公厅1989年第6号文件,“审办发”是审计署(局)办公厅的代字,〔1989〕是年号,“6”号是发文顺序号。

  编号的位置,凡有文件版头的,放在文头名称的下面;凡无文件版头的,放在标题的右侧方。

  3. 主送机关:主送机关是行文的主要对象,即要求主办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。

  对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文,可以主送几个以上机关,凡其下属机关都是主送机关;向上级报告、请示的公文,一般只写一个主送机关,不能多头主送,如需报送另一个上级机关时,可以用抄报的形式,以免责任不明,处理延误。布告、通告、公告等公布性公文,不写主送机关,可在发表或发送时,另附一个通知或公函给主送机关。

  正文的作用是:直接体现党和国家的方针政策,反映文件作者的意图。发文的目的能否实现,主要在正文的书写。因此,正文的写作应该观点鲜明,内容清楚、简洁、通畅,标点符号准确。正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写。

  正文一般分为开头、中段、结尾三个部分,不同文种的正文结构还有些细微的差别。

  开头要开篇明意,简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。如是复文,要引述来文的日期和标题。

  中段是公文主体,要根据办文的目的、国家的有关政策,将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的,可依次表述,或分段写,或用序数表明项目,以资醒目。

  结尾应简洁明晰,向对方提出要求,请求解决某项问题。结尾用语要按照行文关系,写得妥贴得体:上行文,可用“以上报告妥否,请批示”、“以上报告如无不妥,请批转”;平行文,可用“专此函复”、“特此通知”;下行文则常用“希遵照执行”、“此复”、“此令”等语。

  5. 发文机关:发文机关又称落款,应写在正文的下面偏右,与正文保留适当的空格,以便盖章。发文机关应写明全称,以示严肃负责。以机关领导人名义行文时,应冠以职务、身份。

  盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证,应按GB9704-88“国家标准”规范执行,端正、清晰地盖在成文日期上,做到上不压正文,下压成文日期年月日4~7个字,俗称“齐年盖月”。领导机关大批印发的公文,因使用了规定格式的文件版头,并由机关交通递送,所以不盖印章也同样生效。

  6. 发文日期:发文日期是以文生效的起始时间,年月日须完整,年份不得略写,如1991年不得写成91年。发文日期一般以机关领导人签发日期为准;会议通过文件以会议通过日期为准;一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准;法规性以公文的批准日期为准,或公文最后专门规定生效、执行日期,如“本条例自发布之日起施行”。

  7. 抄报、抄送:抄报、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。上行文列为抄报,平行、下行文列为抄送。为了提高工作效率,节省人力、物力,必须避免滥抄滥报,但也要防止漏抄漏报,以免工作脱节,影响协调。

  抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。为了整齐美观,文尾的报、送单位,印刷单位,印发时间,一般均用两条线段隔开,文件份数印在最后。

  8. 文件版头:正式公文一般都有统一规格,标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印上“××××(机关名称)文件”,下加一条红线,中缀红五星。公布性文件,如公告等通常不用版头。

  9. 公文附件:附属公文正文的材料叫公文附件。它是公文的补充说明或参考材料,是公文的重要组成部分,但并非每份公文都有附件。

  公文附件应在正文之后,发文机关之前注明附件名称全称和件数,不可略写成“附件如文”或“附件×件”。

  10. 机密等级:公文内容涉及国家机密时,应根据机密程度,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。划分机密等级力求准确,宽了,造成失密,严了,妨碍工作开展。

  国家秘密的保密期限,除另有规定外,绝密级不超过三十年,机密级不超过二十年,秘密级不超过十年。机关、单位应当根据工作需要,确定具体的保密期限、解密时间或者解密条件。

  机关、单位对在决定和处理有关事项工作过程中确定需要保密的事项,根据工作需要决定公开的,正式公布时即视为解密。

  密级的位置,通常放在公文标题左上方醒目位置。密级不同,公文递送方式也不同。

  机密公文还要按份数编号,如“编号000××”或“No.000××”,印在文件版头左上方,以便查对,清退。

  11. 缓急程度:缓急程度是公文送达和办理时限的要求,有“急件”、“特急”两种。标明缓急程度是为了引起特别注意,保证公文时效和紧急工作的及时处理,其中紧急公文标注“急件”,特急公文标注“特急”。

  缓急程度的书写位置没统一要求,为了醒目,常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时缓急程度不单独标出,而是放在标题中的公文种类前面,如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知”。

  12. 阅读范围:上级机关对下级发文,根据工作需要和机密程度,有些公文还要注明发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下,抄报、抄送单位之上偏左的位置,并加括号,如“(此件发至县、团级)”。

  主题词又称关键词,是文件中表达主旨、代表内容特征并可供制作索引、检索文件主题依据的词或词组。一篇公文标注的主题词一般为3~5个词或词组,也可略少略多,不要求表达一个完整的意思,不考虑语法结构、词语搭配,仅仅是简单的组合,其间不用标点符号。

  自国发〔1986〕1号文件,即《国务院关于发布〈中华人民共和国银行管理暂行条例〉的通知》,在我国公文史上首开标注主题词的范例以来,各地党政机关文件依例而行。总观我国公文,这一作法已呈方兴未艾之势。

  选定的主题词,必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。主题词的词义必须明确清晰,具有单义性,排除义有两歧的概念,以准确鲜明地突显文件的中心思想。《辽宁省国家行政机关公文处理实施细则》规定:“主题词列在文件尾部分横线之上,由左向右横排,词目之间要有适当空白间隔。”具体说来,主题词位于文尾部分第一条间隔线之上,其字号与正文同,“主题词”三字使用粗体,以示醒目。在顶格排印的“主题词”之后,将词或词组依次排开,间隔处空出一个字的位置。举例如下:

  1. 文件标题摘录。这是最简单的一种方法,即从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语,构成主题词。例如,《国务院关于加强预算外资金管理的通知》主题词为:“预算 管理”。

  2. 文件正文提取。在文件的标题文字或过少难以提取,或过多需要概括的条件下,则可从正文内选取恰切的单词、词组作主题词。例如,《国务院关于清理和整顿“小钱柜”的通知》主题词为“纪检 财务”。

  3. 题文结合撮要。此法为前两种方法的结合,即将文件标题和正文中的关键性词语结合而成主题词。例如,《省委、省政府关于贯彻落实〈中共中央、国务院关于制止机构、编制和干部队伍膨胀的通知〉的通知》主题词则为:“组织机构 人事 法制”。

  4. 批发文件择重。凡批转、转发性文件,凡发布法规、条例的文件,重点都在被批转、被发布的文件上,其主题词只能从重点文件内选择。例如,《国务院批转国家语言文字工作委员会关于废止〈第二次汉字简化方案(草案)〉和纠正社会用字混乱现象请示的通知》主题词即为:“语言文字”。

  5. 标注文种不一。分析主题词同文种的关系,通常有两种情况:一是,法规类文件标注文种,凡决定、规定、条例性文件,主题词的最后一个单词均为文种,例如,《国务院关于发布〈中华人民共和国内河交通安全管理条例〉的通知》主题词为“交通 水运 安全 管理 条例”;《中共辽宁省委、辽宁省人民政府关于开展城乡横向经济技术联合兴办乡镇企业的若干政策规定》的主题词则为“横向经济 技术联合 规定”;二是,通知类文体一般不标文种,通常性的通知文体,主题词内多不注文种,以上多例均可印证此点。可是极少数重要件也可标注,如《国务院关于做好放开名烟名酒价格 提高部分烟酒价格的通知》,主题词即为:“商品 价格 通知”。

  1. 使用规范的书面语言。公文写作一般不使用口语、方言或俗语,使行文庄重;常适当地使用一些文言词语、成语,文白相济,更显简洁凝炼、严肃郑重。

  2. 广泛使用公文专用语,如开端用语、称谓用语、祈请用语、经办用语、征询用语、表态用语、承启用语、结尾用语,都有沿习下来的一些文言词语。使用这些专用语,增强了公文文体庄重色彩。

  3. 经常使用介词结构,使表述更为确切。如表目的、原因的,表依据、方式的,表对象、范围的,表时间、处所的一些介词常在公文中使用而一般文章则较少采用。

  公文写作的主要特征主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里,鼓励什么遏制什么,支持什么反对什么,允许怎么办和不允许怎么办,或褒或贬,或是或非,或倡或戒,或行或止,十分鲜明。材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策,必须真实、准确,来不得半点臆想、虚构和捏造。结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维,通过概念、判断、推理,通过综合、比较、论证形成写作思路,完成写作任务,多用说明、叙述、议论的表达方式,慎用文学手段。文风的平实性。力求准确、鲜明、生动,力戒说大话、空话、假话、套话,不能言之无物,也不能哗众取宠,要实实在在,明明白白。表述的简明性。结构力求简约,层次力求简化,语言力求简洁,在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下,文字越简越好。体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识,要注意公文的书写格式、语体特点,也要注意公文的附加标识。(《应用写作》编辑本段]公文的写作要求符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。情况属实、观点明确、文字精练、条例清楚、层次分明、标点正确。人名、地名、数字、引文要准确。日期一般要写具体的年月日。数字,出成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,一般用阿拉伯数字书写。公文的作用(一) 领导指导作用(二) 联系公务作用(三) 宣传教育作用(四) 凭证依据作用(五) 规范言行作用

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